Grundlagen 29.01.2007

Durch die Kirchenbucherfassung mit GFAhnen wird der Text pro Eintrag komplett in einem Textfeld , ohne Zerstückelung in einzelne Felder, erfasst.
Die Einträge in die einzelnen Felder dienen nur zur Verwaltung. Es ist eine klare Trennung zwischen dem tatsächlichen , vollständigen Texteintrag und Verwaltungseinträgen vorhanden.
Der Benutzer der Kirchenbucherfassung sollte möglichst nur den Text der Kirchenbuchabschrift für seine Schlüsse nutzen und eventuell sich den Originaleintrag einsehen.

Die hier beschriebenen Verfahren beruhen auf der Version 7.0 von GFAhnen.
Die Version 6.0 lässt sich auch zur Kirchenbucherfassung einsetzen, zur Auswertung aber sollte möglichst Version 7.0 benutzt werden.

Um vernünftige Ergebnisse zu erhalten wird grundsätzlich im Modus FName2 gearbeitet.
Einstellungen/Einstellungen/Familienname = FName2.

Für jedes Kirchenbuch werden die einzelnen Handlungen wie Taufe, Konfirmation/Kommunion, Heirat und der Sterbefall in einem eigenen Datenbestand separat erfasst.

Um die ganzen Nachschlagetabellen für Orte, Lebensphasen, FName und VName nicht mehrfach zu pflegen, sollte für ein Kirchspiel jeweils eine einheitliche Nachschlagetabelle angelegt werden, z.B. im Verzeichnis AlverdissenNSTab. In dieses Verzeichnis (wird ein neuer Datenbestand nur) werden für alle Datenbestände zum Kirchspiel Alverdissen die Nachschlagetabellen erstellt.

Für Taufen ist dann ein Verzeichnis z.B. mit dem Namen Alverdissen-Taufen-1785-1830 zu erstellen. In dieses Verzeichnis wird ein neuer Datenbestand nur HauptTabellen erstellt

Wenn man nun mit Datei/DatenbankÖffnen zuerst Alverdissen-Taufen-1785-1830 öffnet und dann AlverdissenNSTab hat man die Grundgrundlage für eine gemeinsame Nutzung der Nachschlagetabelle.

Behandlung von Einträgen in das Kirchenbuch:
Grundsätzlich sollen alle Einträge in das Kirchenbuch wortwörtlich in das Memofeld übertragen werden. Eventuelle Ausnahmen wie z.B. Konfirmation siehe bei den einzelnen Handlungen.
Bei Zwillingsgeburten oder Begräbnissen Mutter mit Kind, sind diese oft in einem Kirchenbucheintrag erfasst.
Bei der Verkartung wird grundsätzlich ein Datensatz pro Person angelegt, auch wenn der Text zweier Einträge identisch ist.
Offensichtliche Nachträge wie Heiraten und Sterbeeinträge, sowie eigene zusätzliche Schlüsse sind durch eine eckige Klammer [ ] zu kennzeichnen. Geschweifte Klammern { } dürfen nicht genutzt werden, da diese bei GFAhnen in Textfeldern eine andere Funktion haben.

Familiennamen
Der im Kirchenbuch angegebene Familienname ist ohne Änderung und Korrektur in das Feld FName zu übernehmen.
Um die Sortierprobleme durch unterschiedliche Schreibweisen wie Bökmann und Böckmann zu lösen ist wie folgt zu Verfahren:
Für die zuvor genannte Familie legt der Bearbeiter einen einheitlichen Sortiernamen fest z.B. Bökmann.
In der Nachschlagetabelle Familienname wird ( zu erreichen über Taste F12) für beide Namensvariationen als Vorzugsname Bökmann eingetragen.
Zusätzlich wird bei den Personen mit der Schreibweise Böckmann unter FName2 der Name Bökmann° eingegeben. Der Hochkreis ist hier unabdinglich.
Für dieses Verfahren ist die oben beschriebene Aufteilung von Personendaten und Nachschlagetabellen in unterschiedliche Verzeichnisse von Vorteil, man kann den Vorzug schneller nachsehen. Ohne Pflege der Nachschlagetabelle können Probleme bei der Indexcodierung von Namen auftreten.

Vornamen
Der im Kirchenbuch angegebene Vorname ist ohne Änderung und Korrektur in das Feld VName zu übernehmen.
In der Nachschlagetabelle Vorname wird ( zu erreichen über Taste F12) ein standardisierter Vorzugsname eingetragen, möglichst aus der Nachladetabelle von GFAhnen. Ohne Pflege der Nachschlagetabelle können Probleme bei der Indexcodierung von Namen auftreten.
Bei Frauen deren Vorname, z.B. beim Begräbnis, nicht angegeben wurde, sollte nicht NN eingegeben werden.
Nennungen wie Witwe oder Frau oder Tochter oder eine andere weibliche Bezeichnung, die aus dem Kirchenbucheintrag ersichtlich ist, wird bei VName2 eingegeben. Wenn nichts bekannt, NNw in VName2. VName bleibt dann leer. Beispiele
Bei Männern deren Vorname, z.B. beim Begräbnis, nicht angegeben wurde, sollte nicht NN eingegeben werden.
Nennungen wie Witwer oder Mann oder Sohn oder eine andere männliche Bezeichnung, die aus dem Kirchenbucheintrag ersichtlich ist, wird bei VName2 eingegeben. Wenn nichts bekannt, NNm in VName2. VName bleibt dann leer. Beispiele
Bei unbekanntem Geschlecht Kind oder NNu in VName2. VName bleibt leer. Beispiele

Orte
In alle Ortefelder wird der heute geläufige Name eingetragen, also nicht Breimke (der erscheint nur im Memofeld) sondern Bremke. Hausnummern werden nur in das Feld Herkunft eingetragen. Die Hausnummern sind zu Sortierzwecken 3stellig mit Leerzeichen einzutragen.
Heesten Nr.  1
Heesten Nr. 11
In das Feld GebOrt ist der im Kirchenbuch angegebene Ort einzutragen oder der Ort der auf Grund der Lebensverhältnisse der Eltern als Geburtsort anzusehen ist.
In das Feld TaufOrt ist der Ort der Kirchengemeinde einzutragen, in der die Taufe durchgeführt wurde.
In das Feld SterOrt ist der im Kirchenbuch angegebene Ort einzutragen oder der Ort der auf Grund der Lebensverhältnisse als Sterbeort anzusehen ist.
In das Feld BegrOrt ist der Ort der Kirchengemeinde einzutragen, in der das Begräbnis im Kirchenbuch steht.
Bei Einträgen im KB wie Außen begraben, wird das nur im Text, aber nicht im Feld BegrOrt eingetragen, da dieser Begriff auf mehrere Begräbnisstätten hinweisen kann.
Bei Einträgen im KB wie allhier oder daselbst, wird das nur im Text, aber nicht im einem Ortefeld eingetragen, statt allhier oder daselbst, ist der Ort der Kirchengemeinde einzusetzen.
Zu jedem Eintrag in die 4 vorstehenden Ortsfelder gehört zwangsläufig auch ein Eintrag in das zugehörige Datumsfeld um eine saubere Ausgabe zu erzielen.
Bei übertragenem Datum sind in jedem Fall die Zusätze v; n; c; u oder e zu verwenden.
Eine andere Alternative hierzu ist bei den einzelnen kirchlichen Handlungen für Geburts- und Sterbeort beschrieben.

Lebensphasen
Da in den KBs in der Regel nur Berufs und Standesbezeichnungen angegeben sind, reicht es wenn unter Art BER eingetragen wird. Die eingegebenen Bezeichnungen bei Lebensphase sollten über das Nachschlagen mit Taste F12 in die Nachschlagetabelle übernommen und dort standardisiert werden.
Hausnummern werden hier in das Feld Zusatz eingetragen nach dem System wie unter Herkunft beschrieben.

Datumsformate
Das Datum ist nach dem Schema 03.04.1820 einzugeben.
Ist nur der Monat und das Jahr bekannt: 04.1820 aber nicht 00.04.1820 .
Ist nur das Jahr bekannt: 1800 aber nicht 00.00.1820 .
Bei Einträgen wie Eodem (also am gleichen Tag) ist das Datum des letzten Eintrages zu nehmen.

Hat der Pastor bei mehreren Einträgen das Datum vergessen, so wird das Datum der letzten Eintragung genommen mit dem Zusatz n. In jedem Fall muss in der Abschrift dieses deutlich in eckigen Klammern vermerkt werden.
Wird bei dem Geburtsdatum oder dem Sterbedatum nichts eingegeben, muß zur Zeit noch eine manuelle Korrektur erfolgen, wenn folgend ein Ort angegeben. Siehe jeweilige Kirchliche Handlung

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